Dans un monde où le changement est la nouvelle constante, savoir planifier efficacement les transformations organisationnelles est une compétence essentielle. Que vous soyez professionnel.le en gestion du changement, gestionnaire ou chargé.e de projet, un plan d’action structuré est votre meilleur levier pour réussir un changement durable et mobilisant.
Voici un mini-guide pratique, étape par étape, pour bâtir un plan d’action en gestion du changement.
1. Clarifiez l’objectif du changement
Tout plan commence par une vision claire. Avant de passer à l’action, posez-vous les bonnes questions :
- Quel problème ce changement cherche-t-il à résoudre?
- Quels sont les bénéfices attendus?
- Qui est concerné?
Un objectif bien défini permet de mobiliser les bons acteurs et de mesurer les résultats.
Outil recommandé : Énoncé du changement (Case for Change) et pourquoi changer
2. Identifiez les parties prenantes clés
Cartographiez les personnes et groupes pouvant influencer ou être influencés par le changement :
- Niveau d’impact
- Niveau d’influence
- Niveau d’adhésion
Outil recommandé : Cartographie des parties prenantes
Astuce : N’oubliez pas les parties prenantes externes (clients, fournisseurs, organismes de régulation). Adaptez votre stratégie de communication en conséquence.
Des versions interactives sont disponibles sur Miro ou Mural pour vos ateliers collaboratifs.
3. Analysez les impacts
Même un petit changement peut avoir des effets importants. Analysez :
- Les processus affectés
- Les rôles modifiés
- Les outils à adapter
- L’organisation du travail
Même si vous êtes responsable de mener l’analyse d’impacts à terme, il s’agit avant tout d’un travail collaboratif. Votre valeur ajoutée réside dans votre capacité à poser les bonnes questions, à faire émerger les changements significatifs et à en révéler les conséquences pour l’organisation. Impliquez activement les experts métier et les analystes d’affaires dans cette réflexion : ce sont eux qui possèdent la connaissance fine des processus et des réalités opérationnelles.
Astuce : Traitez la grille d’analyse d’impacts comme un document vivant. Elle doit être mise à jour tout au long du projet — et même après le lancement — pour refléter l’évolution des décisions, des outils et des pratiques.
Outil recommandé : Grille d’analyse d’impacts
4. Établissez les grandes étapes du changement
Divisez le changement en phases claires, avec livrables et responsables définis :
- Phase 1 – Définir : portée, impacts, risques, gouvernance
- Phase 2 – Organiser : planification des interventions, mobilisation des parties prenantes et des champions
- Phase 3 – Implanter : communications ciblées, formations, ajustements
- Phase 4 – Talonner : évaluation des résultats, actions correctives
Outil recommandé : Modèle DO-IT : Comment gérer le changement
5. Définissez des actions concrètes
Un plan d’action efficace contient des tâches précises et mesurables. Pour chaque action:
- Quoi : tâche à accomplir
- Qui : responsable
- Quand : échéancier
- Comment : ressources nécessaires
Incluez aussi les activités liées à la communication, à la formation et au soutien post-déploiement.
Outil recommandé : Plan en gestion du changement
6. Mettez en place des indicateurs de succès
Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne mesurez pas. Choisissez des indicateurs qui vous permettront de suivre l’évolution du changement, par exemple :
- Taux de participation aux formations
- Adoption des nouveaux outils
- Satisfaction des utilisateurs
- Réduction des erreurs ou délais
Ces indicateurs guideront vos ajustements en cours de route.
Outil recommandé : Bâtissez-vous des Tableaux de bord (Dashboard) en gestion du changement avec des indicateurs de changement.
7. Planifiez la gestion des risques
Même un changement bien planifié peut comporter des risques pour l’organisation. Pour les anticiper, organisez un atelier avec vos principales parties prenantes afin d’identifier les risques organisationnels et élaborer des plans de contingence.
Posez-vous des questions concrètes :
- Que se passera-t-il si nous ne pouvons pas facturer dès le premier mois?
- Qu’est-ce qui pourrait nous empêcher de payer nos employés à temps?
- Avons-nous prévu suffisamment de stock dans nos entrepôts pour répondre à la demande des clients, même si le nouveau système rencontre des enjeux à son lancement?
Astuce : Envisagez différents scénarios, du plus probable au plus critique, et définissez des réponses claires. Une bonne gestion des risques réduit les imprévus et renforce la résilience organisationnelle.
Outil recommandé : Grille d’évaluation des risques
8. Planifiez la transition (cutover)
Vous débranchez un ancien système pour en activer un nouveau? La façon dont vous organisez cette transition – aussi appelée cutover – est cruciale pour minimiser les impacts sur les opérations.
Attention : certains processus devront peut-être être mis sur pause bien avant le découplage technique. Il est donc essentiel d’anticiper et de bien comprendre les impacts de cette phase.
Prenez le temps d’avoir une conversation structurée avec les experts du projet. Assurez-vous que les implications sont bien identifiées, partagées et intégrées dans le plan d’action.
Outil recommandé : Plan de basculement (cutover)- Communiquez avec nous si vous désirez savoir ce qui est inclut. Un plan très important pour le succès du projet
Astuce : Le cutover est souvent perçu comme une activité purement technique. En réalité, votre implication en gestion du changement est essentielle dès les premières discussions pour garantir une transition fluide et sans surprises pour les utilisateurs.
Conclusion – Le changement ne s’improvise pas
Un bon plan d’action fait toute la différence entre un changement subi et un changement maîtrisé. En suivant ces étapes et en vous appuyant sur les bons outils, vous pourrez piloter vos projets de transformation avec rigueur, agilité et impact.
Catalina Barbarosie
Directrice et Conseillère en gestion du changement et transformation des entreprises
